Envanter kontrolü — depoda bulunan ürünlerin sayılması ve mevcut miktarlarının kaydedilmesi sürecidir. Örneğin, ay sonu mal kalığı hesaplanırken veya yeni sisteme geçiş yapıldığında, depodaki mallar envanter yolu ile yeniden sayılır ve kaydedilir. Bu süreç, deponun doğru durumunu belirlemeye, hataları ortadan kaldırmaya ve stokların doğru yönetilmesine yardımcı olur.
Envanter kontrolü Bölümü – Genel Bilgilendirme
Envanter sürecini takip etmek için Envanter → Envanter kontrolü bölümüne giriyoruz. Bu sayfada önceden yaptığınız sayımların durumunu kolayca takip edebilirsiniz. Burada aşağıdaki bilgileri görebilirsiniz:
Seçilen tarih aralığındaki envanter belgelerinin sayısı
ID kodu
Sürecin işlemde olup olmaması
Hangi deponun sayımının yapıldığı
Belgenin durumunun onaylanmış veya taslak olması
Oluşturulma, işlem ve kontrol zamanı
Farkın değeri (Beklenen bakiye- Toplam bakiye)
Toplam maliyet (Stol miktarı × Maliyet değeri)
Bakış düğmesine tıklayarak yapılan envantere bakabilirsiniz. Eğer envanter belgesi onaylanmamışsa, bu durumda "Görünüm" sözcüğü yerine "Açık" yazısı görünecektir.
Envanter belgesine müdahale:
Envanter belgesinin yanındaki 3 noktaya tıklayarak birkaç operasyon seçebilirsiniz:
Kaldırmak – Bu düğmeye tıklayarak envanter belgesini tamamen silebilirsiniz.
Dışa Aktar – Envanter belgesini Excel dosyası olarak bilgisayara indirmek için kullanılır. Tabloda hangi bölümler aktifse, dışa aktarılırken o bölümler Excel dosyasına yüklenir.
Kopyala – Eğer her ay aynı depoda aynı ürünleri sayıyorsanız, bu işlev işinizi kolaylaştırır. O ürünleri yeniden belgeye eklemeye gerek kalmadan yeni belge oluşturulur. Bu durumda, stok miktarı gösterildiği sütun boş kalır ve yeni belge açılır.
İptal – Onaylanmış envanter belgesini iptal ettiğinizde belge silinmez, ama gerçekleştirilen işlem iptal olur ve belgenin durumu taslak haline geçer.
💡 Önemli Not:
Eğer o envanter belgesindeki ürün için daha sonra aynı depoyla ilgili yeni bir envanter kontrolü yapılmışsa, bu durumda o belgeyi silemez veya iptal edemezsiniz. Yalnızca o depoda yeni bir envanter kontrolü yapılmamışsa bu işlemler mümkün olur.
Örnek:
1 Eylül tarihinde Cola ürününü envanter kontrolü yapıp 5 adet yazmışız.
Daha sonra 15 Eylül tarihinde ikinci envanter kontrolü yaparak 15 adet yazmışız.
Bu durumda, 15 Eylül tarihli envanterden sonra 1 Eylül’de yaptığımız envanteri silemez veya iptal edemeyiz.
Filtre
Ürün filtresi – Burada ürünün adını aramaya yazdığınızda, seçilmiş tarih aralığında o ürün hangi envanter belgelerinde varsa sadece o belgeler gösterilir.
Depo – Hangi depodaki envanter kontrolü belgelerine bakmak istiyorsanız o depoyu seçebilirsiniz.
Silinenleri göster – Silinmiş envanter kotnrolü belgelerini listeye ekler. Ancak unutmayın ki, silinmiş belgeler geri getirilemez. Silinmiş belgelerin durumu taslak haline geçer ve onlara bakmak mümkün olmaz.
Yeni Sayım Belgesi Oluşturmak:
Sağ üst köşede bulunan +Oluştur düğmesine tıklayarak yeni bir sayım belgesi oluşturabilirsiniz.
Operasyon Zamanı – Sayımı tamamladığınız zamanı kaydetmelisiniz. Burada hangi tarih yazılırsa, o tarihte depodaki beklenen kalık ile karşılaşacaksınız. O tarihe uygun depo kalığı gösterilecektir.
💡 Tavsiye Ediyoruz:
Sayım sürecini satış sırasında yapmayın, çünkü satışlar devam ettikçe miktarlar değişir, bu da sayımı doğruluktan çıkarır. Sayımın satışlar bittikten sonra yapılması tavsiye edilir.
Depo – Sayım yapmak istediğiniz depoyu seçersiniz. Seçtiğiniz deponun aktif durumu olmalıdır. Aksi halde yaptığınız sayım geçersiz olur.
Açıklama – Buraya yazdığınız açıklama envanter kontrolü belgeleri listesinde gösterilir. Eğer açıklamayı görmüyorsanız, tablodan açıklama sütununu aktif etmelisiniz.
Sayım Adımları:
Sayımı yapmak için iki tür adım vardır:
Adım 1: Bu adım, yemeklerin (reçeteli yemeklerin) veya yarı mamullerin içindeki malzemelerin sayımını yapmak için kullanılır. Bu adımda yazacağınız stok miktarı, o miktara uygun içerik için Adım 2’ye geçecektir.
Adım 2: Bu adımda, artık içeriği saymaya başlayabilirsiniz. Yani, Adım 1’de yazdığınız stok miktar üzerinden içerik sayımı yapılır. Ürünleri envanter kontrolü belgesine eklemek için Ekle düğmesinden faydalanarak ürünleri listeye ekleyebilirsiniz.
💡 Tavsiye Ediyoruz:
Eğer üretimden yararlanarak yarı mamulleri üretip, ürün haline getirip deponuzda saklıyorsanız, yarı mamulleri envanterden önce üretin ve sonra envanter kontrolü belgesi oluşturun. Böylece, malzemeleriniz depodan azalacak, yarı mamuller ise depoya eklenecektir.
Eğer yarı mamullerinizin veya teknik kartlarınızın kendisinin depoya eklenmesini istiyorsanız, Adım 2’yi kullanın. Adım 1 sadece içeriğin hesaplanması için kullanılır.
Eğer siz üretimden faydalanmıyorsanız ve içerikleriniz azalıyorsa, bu durumda Adım 1’i kullanabilirsiniz.
Adım 1: Envanter Belgesinde bulunan Bilgiler:
Ürünün ID kodu
Ürünün türüne uygun ikonlar
Ürünün adı
Barkodu (varsa)
Kategorisi
Stok miktarı kalığı yazmak için sütun
Ürün hakkında yorum yazmak için alan
Bu bilgileri Adım 1’de yazdıktan sonra, Adım 2’ye başlayabilirsiniz.
Adım 2: Depodaki Ürünlerin Sayımı
İkinci adım depoda bulunan mal, ürün, reçeteli yemek ve yarı mamullerin sayımını yapmak için kullanılır. Eğer siz depoda ürünlerin sayımını yapmak istiyorsanız, bu adımdan faydalanmalısınız.
Adım 1’de bilgileri yazdıktan sonra, o içerikteki ürünler Adım 2’ye geçer. Bu sayfada Ekle düğmesine tıklayarak, istediğiniz ürünü envanter belgesine ekleyebilirsiniz.
Adım 2: Envanter kontrolü Belgesinde bulunan Bilgiler:
Ürünün ID kodu
Ürünün türüne uygun ikonlar
Kategorisi
Ürünün adı
Barkodu (varsa) – Barkod ile arama yapmak isterseniz, Ekle düğmesine tıklayıp barkodu taratarak ürünü bulmanız yeterlidir. Ürün arama sayfasına gelecek ve onu seçebilirsiniz.
Son kontrol – Eğer ürün daha önce envanter kontrolü yapılmışsa, onun envanter tarihini ve saatini göreceksiniz. Yapılmamışsa, (-) işareti olacak.
Başlangıç miktarı – Eğer ürün daha önce envanter kontrolü yapılmışsa, başlangıç miktarı önceki envanter belgesinde stok miktarına yazılan miktar olur. Eğer ürün (sadece malzeme) yeni oluşturulmuşsa, oluşturulurken yazılan ilk miktar başlangıç miktarı olarak yazılır.
Tedarik edilmiş – Tedarik edilen miktar.
Kullanılmış – Satışta kullanılan miktar.
Atık miktarı – Atık olan miktar.
Atık değeri – Atık olmanın maliyet değeri.
Transfer edilen miktar – Depodan diğer depoya transfer edilen miktar ile diğer depodan gelen miktarın farkı gösterilir.
Örnek:
Bar deposundan Mutfağa 9 adet Cola göndermişiz.
Mutfaktan Mangal deposuna 2 adet göndermişiz.
Bu durumda, transfer sütununda 7 adet transfer edildiği gösterilecektir.
Ek olarak, transfer bölümündeki miktarın üzerine tıkladığınızda, sağ tarafta transfer ile ilgili detaylı pencere açılır, burada operasyonun detayları gösterilir.
Satışın iade miktarı – Satıştan iade edilen miktar.
Tedarikçiye iade edilen – Tedarikten sonra tedarikçiye iade edilen miktar.
Üretimde kullanılan miktar
Beklenen bakiye – Seçilmiş tarihte seçilmiş depoda olması beklenen miktar.
Stok miktarı – Sayım sonucunda fiilen yazacağımız miktarı bu sütuna yazıyoruz.
Hazırlamalarda kullanılan– Bu bölümde, Adım 1’de yazdığımız porsiyona uygun olarak, Adım 2’de hesaplanan miktar gösterilir.
Örnek:
Portakal suyu teknik kartında depoda 5 porsiyon kalmış.
Adım 1’de bu 5 porsiyonu yazıyoruz.
Adım 2’de ise Portakal (kg) malzemesi giriliyor ve 5 porsiyon için gerekli miktar hazırlamalarda kullanılan bölümünde yazılıyor.
Eğer bu hazırlamalarda kullanlkan miktara tıklarsak, sağ tarafta işlemin detaylarının gösterildiği pencere açılır. Bu pencerede aşağıdaki tablo görünür:
Yazdığımız porsiyon
Bir birimdeki miktar (1 porsiyon için gerekli kg)
Hazırlamada kullanılan malzemenin toplam miktarı
Hesaplama şöyle yapılır:
Ürün kalığı × Bir birimdeki miktar = Hazırlamadan gelen toplam miktar.
Toplam miktar – Stok miktarı ile hazırlamalarda kullanılan kalığın toplamıdır. 1. adımda eklenen reçeteli yemekler ve yarı mamullerin içeriğinden, 2. adıma gelen içeriklerin (malzeme ve hazır ürün) toplamı ile stok miktarının toplamı oluşur.
Ortalama maliyet değeri – Önceki envanter kontrolü ile şimdiki arasında depoya giren maliyet değerlerinin ortalaması.
Son maliyet değeri – Depoya giren en son maliyet değeri.
Genel maliyet değeri – Toplam miktar ile ortalama maliyet değerinin çarpımıdır
💡 Envanterleme kuralı şu şekildedir:
Eğer stok miktarı beklenenden fazla girilirse, fazla ürün depoya son alış maliyeti üzerinden eklenir.
Eğer stok miktarı beklenenden az girilirse, ürünler depodan ilk tedarikten başlayarak düşülür.
🔹 Örnek:
tedarik → 3 manat
2. tedarik → 4 manat
3. tedarik → 7 manat
Eğer stoğa 2 yazarsanız, demek ki 1 ürün düşülecek. Bu durumda ilk tedarikten – yani 3 manatlık üründen düşülür. Sonuçta, 4 ve 7 manatlık ürünler kalır.
👉 Bu hesaplamalar yalnızca envanter kontrolü tamamlandıktan sonra uygulanır. Belge açıkken fark değeri, şartlı olarak toplam maliyet üzerinden gösterilir.
Birim farkı – Beklenen kalık ile toplam kalığın farkı.
Farkın değeri – Birim farkının maliyet değeri ile çarpımıdır.
Not – Ürün hakkında not yazabilirsiniz. Bu not, sonraki sefer bu envantere baktığınızda karşınıza çıkar.
💡 Adım 2’deki sütunlarda yer alan tüm bilgiler, önceki envanterden bu yana olan bilgilerdir. Örneğin, Tedarik sütununda ürünün karşısında 5 adet yazıyorsa, bu demektir ki, önceki envanterden beri o ürün 5 adet tedarik edilmiştir.
💡 Eğer tabloda size gerekli veya gereksiz olan herhangi bir sütun varsa, Tablo bölümünden o sütunları aktif veya pasif edebilirsiniz.
Bilgilerin Kaydedilmesi ve Kontrol Edilmesi
Tüm bilgileri yazdıktan sonra, Kaydet düğmesine tıklayarak belgeyi taslak olarak saklayabilirsiniz. Bu durumda yazdıklarımız sisteme uygulanmaz ve belge "taslak" olarak saklanır. Daha sonra veya doğrudan taslak yapmadan da Envanter kontrolünü yapın düğmesine tıklayarak onaylama yapabiliriz.
Durumu "taslak" olan envanter belgesi turuncu renkle işaretlenir ve fareyi üzerine getirdiğinizde durumu görünür. "Yeşil" renkle işaretlenmiş belgeler ise onaylanmış belgelerdir.
