Будучи системой управления ресторанным бизнесом, мы стремимся предоставить нашим клиентам полностью удобный бизнес-процесс. Функция кассовой смены предназначена для удобного мониторинга финансовых потоков на предприятиях, осуществляющих кассовые операции.
Функция кассовой смены дает предприятиям множество преимуществ:
Отчетность: Кассовые смены возлагают индивидуальную ответственность за управление денежными средствами. Такая подотчетность снижает риск ошибок, несоответствий и потенциальных проблем с наличными денежными средствами.
Точность: Регулярная сверка помогает поддерживать точность учета денежных средств. Таким образом, любые несоответствия или проблемы могут быть немедленно обнаружены и устранены.
Безопасность: Точный учет транзакций обеспечивает безопасное управление денежными средствами. Такие риски, как кража сводятся к минимуму.
Операционная эффективность: Упрощая управление денежными средствами, сотрудники легко выполняют повседневные операции и могут сосредоточиться на своих обязанностях.
В целом для любого бизнеса, целью которого является максимизация прибыльности при минимизации операционных рисков использование кассовой смены является разумным шагом.
Активизация кассовой смены
Использовать кассовую смену может каждый пользователь имеющий доступ Системе управления Clopos. Дальнейшие действия очень просты:
В бэк-офисе перейдите в раздел Настройки
Перейдите в раздел Модули
Подключите модуль "Кассовая смена"
После подключения модуля, необходимо активировать статус.
Для этого:
Перейдите в Настройки модуля
Активируйте Статус модуля
Кликните Сохранить в нижней части экрана
Напомним, что использование всех модулей регулируется через кнопку Статус. Статус можно включить или отключить в любое время.
Порядок закрытия смены
В момент закрытия смены все незавершенные заказы и открытые чеки должны либо закрыться либо транспортироваться в следующую смену.
Чтобы перейти на страницу настроек:
В бэк-офисе перейдите в раздел Настройки
Откройте раздел Модули
Кликните кнопку Настройки в модуле Кассовая смена
Выберите нужную опцию под заголовком: "Настройки закрытия смены"
Здесь необходимо выбрать один вариант из двух предложенных. Открытые чеки:
Должны быть закрыты - Если вы выберете этот вариант, то все открытые чеки должны быть закрыты при завершении смены. В противном случае смена не закроется.
Должны транспортироваться в следующую смену - В этом случае чеки, открытые в завершенной очереди, могут быть перенесены в другие открытые очереди.
Принцип работы и обязанности сотрудников
Если статус модуля активен, то каждый сотрудник должен открыть смену перед работой и закрыть ее, когда закончит. Обратите внимание, что на одном терминале одновременно может быть активна только одна смена. Обязанности работников в течение смены заключаются в следующем:
Открытие смены:
Если смена не открыта, в системе можно только открыть новый чек. Такие операции, как создание транзакции или закрытие открытых чеков невозможно. Для создания данных операций, сотрудник должен открыть смену. Для этого необходимо войти в POS-терминал и перейти в Панель управления по значку в 3 строки в правой верхней части.
Для открытия смены достаточно кликнуть Начать смену в Панели управления терминалом.
При начале смены первая обязанность сотрудника – подсчитать фактическую сумму наличных денег в кассе и ввести ее в систему. При этом, если сотрудник захочет передать какую-либо другую информацию, он может записать ее в качестве заметки.
Сотрудник, начавший смену, несет ответственность за наличные деньги в кассе до конца смены.
Управление транзакциями
Во время смены сотрудник обычно осуществляет продажи, получает наличные и вносит в систему все операции.
Закрытие смены
Сотрудник, при завершении рабочего времени, должен также закрыть свою смену. Для этого достаточно в панели управления кликнуть закрыть смену
При закрытии смены сотрудник может добавить всю необходимую ему информацию для передачи в виде заметки. При закрытии смены сотруднику будет представлен отчет о смене.
Отчет о кассовых сменах
При наличии интернет соеденения при закрытии смены каждый раз автоматически появляется отчет. Помимо этого для контроля всех отчетов:
В терминале перейдите в Панель управления
Кликните Создать отчет.
Выберите Кассовые смены
Нажмите на нужную дату в верхней части, чтобы просмотреть отчеты за этот день.
В отчете предоставляетчя вся информация о кассовой смене:
POS- На каком терминале была открыта смена
Текущий пользователь-Кто сейчас использует терминал
Открыта в-Кем и когда была открыта смена (точная дата и время)
Закрыта в -Кем и когда была закрыта смена (точная дата и время)
Начальный баланс-Точная сумма наличных средств в кассе в начало смены
Продажи-Объем продаж, совершенных за смену
Возврат- Сумма воврата денежных стредств клиентам
Сумма дохода наличных средств- Сумма наличных денег, внесенная в кассу за смену
Сумма расхода наличных средств- Сумма наличных, снятая с кассы за смену
Ожидаемая сумма наличных средств- Наличные, которые автоматически рассчитываются системой в течение смены и должны быть занесены в кассу
Фактическая сумма наличных средств- Денежные средства, внесенные в кассу во время смены
Стоимость разницы- Разница между ожидаемыми и фактическими денежными средствами
Посмотрев этот отчет, вы сможете наглядно увидеть, что происходило за смену и правильно ли фиксируется движение денежных средств.
Контроль очередей на кассе
Отчеты об открытых и уже закрытых кассовых сменах собираются в панели управления бэк-офисом. Чтобы просмотреть отчеты:
В бэк-офисе перейдите в раздел Финансы
Далее перейдите в раздел Кассовая смена.
Здесь вы можете увидеть всю информацию о смене: какой сотрудник и когда открыл, а также закрыл смену, количество денежных средств в начале и в конце смены. Если на данной странице значение в поле "Стоимость разницы" не равно 0, то между ожидаемой и введеной суммой есть разница.
В правой части страницы имеется столбец "Статус", здесь вы можете увидеть на какие из отчетов следует обратить внимание. Ниже описана подробная информация о каждом статусе.
Открыт- Указывает, что смена еще не закрыта
Подтвержден- Означает, что смена уже закрыта и все в порядке.
Смену необходимо проверить - Указывает, что смена закрыта, но необходимо проверить разницу между ожидаемымой и фактической суммами.
Кликнув троеточие напротив смены появляется окно со следующими функциями:
Добавить операцию - Добавление в систему приходных, расходных операций, а также транзакций осуществленных в течении кассовой смены
Изменить начальный баланс- Изменение суммы наличных денежных средств в кассе на начало смены
Изменить конечный баланс - Изменение суммы наличных денежных средств в кассе на момент закрытия смены.
Обратите внимание, что вы можете решить, какой сотрудник будет иметь доступ к этому разделу, в разделе «Разрешения».
Разрешения сотрудников
Вы можете определить, кто будет иметь доступ к разделу «Кассовая смена» в панели управления. Для этого:
В бэк офисе перейдите в раздел "Разрешения"
Далее перейдите в раздел "Должности"
Выберите «Изменить», нажав на значок из 3 точек справа от нужной должности
Разрешение «Кассовая смена» находится под пунктом"Финансы", здесь вы можете включить или отключить соответствующие разрешения.
Кроме того, вы можете решить, каким сотрудникам будет разрешено открывать или закрывать кассу. Для этого:
В бэк офисе перейдите в раздел "Разрешения"
Далее перейдите в раздел "Должности"
Выберите «Изменить», нажав на значок из 3 точек справа от нужной должности
В самом конце раздела разрешений Терминала находятся разрешения "Открыть кассовую смену" и "Закрыть кассовую смену" здесь вы можете активировать либо деактивировать разрешения по желанию.
💡Напомним, что вы можете изменять разрешения в любое время.
Мы надеемся, что эта статья ответила на все ваши вопросы об Кассовых сменах. Будучи системой управления рестораном Clopos, мы продолжим работать над тем, чтобы предоставить вам лучшие решения.
Если у вас есть дополнительные вопросы или вам нужна помощь, пожалуйста, свяжитесь с нами: