Инвентаризация — это процесс пересчёта товаров на складе с целью проверки соответствия фактических остатков с данным в системе. В Clopos она позволяет оперативно выявлять ошибки, контролировать движение товара и обеспечивать точный учёт.
Проведение инвентаризации актуально, например, в конце месяца или при переходе на новую систему учёта. Сотрудники пересчитывают товары и сверяют результаты с данными в системе, что позволяет своевременно корректировать отклонения и поддерживать надёжность учёта.
Раздел инвентаризация – Общая информация
Чтобы создать инвентаризацию, перейдите в раздел Инвентарь → Инвентаризация.
В этом разделе отображается список ранее проведённых инвентаризаций.
Касательно каждой проведенной инвентаризаци отображается следующая информация:
Количество инвентаризационных документов в выбранном диапазоне дат
ID - уникальный код присвоенный проведенной инвентаризации
В работе - отображает статус инвентаризации
Склад по которому была проведена инвентаризация
Статус - черновик/подтверждено
Время создания, проработки и проверки инвентаризации
Описание - заметки указанные при проработки инвентаризации
Создан - время создания инвентаризации
Стоимость - разница остатков по инвентаризации
Общая стоимость - общая стоимость запасов
Вы можете просмотреть проведённую инвентаризацию, нажав кнопку Просмотр . Если документ инвентаризации не был утверждён, слово Просмотр будет заменено на слово Открыть.
Взаимодействие с документом инвентаризации
При необходимости документ инвентаризации можно изменить или использовать повторно.
Ниже описаны доступные операции с документом инвентаризации.
Удаление документа
Нажатие на три точки рядом с документом позволяет удалить операцию.
Позволяет сохранить документ в виде Excel-файла на компьютер.
Экспортируются только активные столбцы таблицы.
Дубликат
Если каждый месяц пересчитываются одни и те же товары на складе, эта функция экономит время.
Создаётся новый документ с теми же товарами без необходимости добавлять их вручную.
Столбец с фактическим остатком остаётся пустым.
Отмена
Позволяет отменить подтверждённый документ инвентаризации.
Документ не удаляется, но все операции отменяются, а статус документа меняется на «черновик».
💡 Важное замечание:
Если по товарам из этого документа уже проведена новая инвентаризация по тому же складу, старый документ удалить или отменить нельзя.
Операции возможны только в том случае, если по складу ещё не создан новый документ.
Пример:
1 сентября была проведена инвентаризация по товару Coca-Cola показала 5 единиц.
15 сентября проведена повторная инвентаризация — 15 единиц.
После 15 сентября, удалить или отменить документ от 1 сентября уже не удастся.
Фильтры
Фильтр помогает быстро найти нужный документ инвентаризации по товару, складу или статусу. Это экономит время и облегчает работу с большим количеством документов.
Фильтр по товару
Введите название товара в поиск.
Система покажет только те документы инвентаризации, где этот товар есть, в выбранном диапазоне дат.
Склад
Укажите склад, по которому нужно просмотреть документы инвентаризации.
Показать удалённые
Добавляет в список удалённые документы.
Удалённые документы невозвратные.
Их статус меняется на «черновик», и просмотреть документ невозможно.
Создание новой инвентаризации
Создание документа инвентаризации позволяет зафиксировать фактическое количество товаров на складе. Это важно для контроля остатков и планирования работы склада.
1. Создание документа
Нажмите +Создать в правом верхнем углу, чтобы создать новый документ инвентаризации.
2.Время операции
Укажите время завершения подсчёта.
На выбранную дату будет показан ожидаемый остаток на складе.
💡 Рекомендация:
Не проводите подсчёт во время активных продаж.
Продажи меняют количество товара, что снижает точность подсчёта.
Рекомендуется проводить подсчёт после завершения всех продаж.
3.Склад
Выберите склад для инвентаризации.
Склад должен иметь активный статус.
В противном случае документ инвентаризации будет недействительным.
4.Описание
Добавленное описание отображается в списке документов инвентаризации.
Если описание не видно, активируйте соответствующий столбец в таблице.
Подсчёт товаров на складе
Есть два этапа инвентаризации:
ШАГ 1 - этот шаг используется для подсчёта ингредиентов в блюдах (тех. карты) или полуфабрикатах. Фактический остаток запасов, зафиксированный на этом шаге, будет перенесён на шаг 2 для соответствующего количества ингредиентов.
ШАГ 2 - используется для подсчёта товаров, на складе. После заполнения данных на Шаге 1, состав автоматически переносится в Шаг 2. Здесь можно добавлять товары в документ, нажав кнопку Добавить.
В системе есть два варианта инвентаризации тех. карт и полуфабрикатов:
Вариант 1. Без производства (учёт ингредиентов).
Если вы не используете функцию Производство, тогда фиксируйте все остатки ингредиентов и готовых товаров в Шаге 2. Для тех. карт и полуфабрикатов используйте Шаг 1. В этом случае система рассчитает количество товара используемых в полуфабрикатах и тех. картах и укажет во 2 Шаге в столбце Используется в приготовлении.
Вариант 2. С производством (учёт готовой продукции).
Если вы используете функцию Производство, создайте документ инвентаризации. В Шаге 2 — укажите все остатки товаров, тех. карт и полуфабрикатов.
Шаг 1: Подсчёт полуфабрикатов и тех. карт:
İD - Идентификационный код товара
Знак отображает тип товара
Наименование товара
Штрих-код (при наличии)
Категория - категория товара
Фактический остаток - столбец для указания фактического остатка на складе
Комментарий - поле для ввода комментария
Шаг 2: Подсчёт товаров на складе.
Второй шаг используется для подсчёта товаров на складе.
Указав фактическое количество полуфабрикатов и тех.карт в Шаге 1, все товары используемые в составе тех. карт и полуфабрикатов отображаются во 2 Шаге в столбце Используется в приготовлении. Нажав кнопку Добавить вы можете добавить любой товар в документ инвентаризации.
Данные, отображаемые на 2-ом Шаге
ID - Идентификационный код товара
Категория - категория товара
Товар - наименование товара
Штрих-код (при наличии) — если вы хотите выполнить поиск по штрих-коду, просто нажмите кнопку Добавить и отсканируйте штрих-код, чтобы найти нужный товар. Товар будет перенесён на страницу поиска, где вы сможете его выбрать.
Последняя проверка – показывает дату и время последней инвентаризации. Если по товару не производилась инвентаризация, то отображается знак «-».
Нач. остаток – для товаров по которым ранее производилась инвентаризация это фактический остаток из предыдущего документа. Для новых товаров– указанное при создании начальное количество.
Поступление – количество, поступившее на склад.
Расход – количество, использованное в продажах.
Списано кол-во – количество списанного товара.
Стоимость списаний – себестоимость списанного товара.
Перевод – разница между количеством, переведённым со склада и на склад.
Пример: в примере инвентаризация проходит по складу БАРСклад Бар перевёл 9 шт Coca-Cola на Кухню.
Кухня перевела 2 шт Coca-Cola в склад Мангал.
В колонке перемещений будет показано 7 шт.
Клик на количество в колонке перемещений открывает окно с деталями операции.
Возврат с продажи – количество, возвращённого товара после продажи.
Возврат поставщику – количество, возвращённое поставщику после поставки.
Использовано в производстве – количество, потраченное в производстве.
Поступившее от производства – количество, рассчитанное на основе порций, указанное на Шаге 1.
Плановый остаток – количество, которое должно быть на складе на выбранную дату.
Фактический Остаток – указывается фактическое количество товара на складе в момент инвентаризации.
Общий остаток - сумма фактического остатка товара на складе и остатка от заготовок. Формируется сумма тех. карт и полуфабрикатов, добавленных в 1 Шаге, и сумма товаров указанных во 2 Шаге.
Средняя себестоимость, ₼– средняя стоимость товаров, поступивших на склад между последней инвентаризацией и текущей.
Последняя себестоимость, ₼ – себестоимость последнего поступления.
Общая себестоимость, ₼ – общий остаток × средняя себестоимость.
💡Если разница между последней и средней себестоимостью превышает 10%, используется последняя себестоимость.
Разница количества – разница между плановым остатком и фактическим остатком.
Стоимость разницы, ₼ – разница × себестоимость.
Комментарий – можно добавить комментарий к товару, который будет виден при следующем открытии инвентаризации.
Используется в приготовлении - все товары используемые в составе тех. карт и полуфабрикатов отображаются во 2 Шаге в столбце Используется в приготовлении.
Пример расчёта:На складе осталось 5 порций апельсинового сока.
В 1 Шаге указываем 5 порций.
Во 2 Шаге автоматически добавляется ингредиент апельсин (кг) и количество апельсина необходимого для приготовления 5 порций апельсинового сока будет указанно в столбце Используется в приготовлении.
Клик на число поступившего из 1-го шага открывает окно с деталями: остатки продукта × количество в одной порции = общее количество приготовленного ингредиента.
💡 Важно:
Все данные в колонках Шага 2 отражают информацию с момента последней инвентаризации.
Например, если в колонке Поставлено указано 5 единиц, это значит, что с предыдущей инвентаризации товар был поставлен 5 раз.
💡 Если в таблице есть ненужные столбцы или не хватает каких либо столбцов, их можно включить или отключить в разделе Таблица.
Сохранение и проверка данных
После ввода всех данных нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить документ как Черновик. В этом случае изменения не будут применены в системе, и документ сохранится со статусом Черновик. Позже можно либо продолжить работу с черновиком, либо сразу нажать кнопку Провести инвентаризацию, чтобы подтвердить документ.
Документ инвентаризации со статусом черновик выделяется оранжевым цветом. При наведении курсора мыши на такой документ отображается его статус.
Документы, выделенные зелёным цветом, имеют статус подтверждён.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы или понадобится помощь, свяжитесь с нами: